[Les astuces Owaka] Les démarches pour participer à un Raid.

Tu es sur le point de te lancer dans une nouvelle aventure ? Tu souhaites participer à un Raid, un Trail ou un Rallye mais tu ne sais pas quelles sont les démarches nécessaires. Nous t’avons présenté il y a peu « Comment faire un dossier de sponsor ? », et nous allons aujourd’hui te décrire les démarches administratives, qui complètent le dossier de sponsor pour réussir au mieux ta préparation !

1. Trouver un nom.

Dans un premier temps, avant d’attaquer les démarches, tu vas devoir trouver un nom. Ton nom d’équipe, d’équipage, peut-être différent ou équivalent au nom de ton association, à toi de voir. Pour éviter les erreurs et la confusion il est préférable d’avoir un même nom d’équipage et d’association.
Ton nom doit être représentatif de ton équipe, de tes valeurs et de tes projets, à toi d’y trouver un sens ! Attention, il ne doit bien entendu pas porter atteinte à autrui.
Le nom peut prendre la forme d’une composition de mots, d’un jeu de mots, ou d’une abréviation.
A tes crayons, pour trouver le nom qui te/vous ressemble et surtout qui va rassembler des sponsors autour de ton projet !

2. Créer son logo.

Une fois ton nom trouvé, tu vas devoir y associer un logo. Lors de l’ouverture de l’association, tu n’auras pas besoin d’y déposer un logo. Ce logo sera utilisé par l’organisation et surtout par toi-même pour la communication de ton projet : dossier de sponsor, réseaux sociaux, vêtements, drapeaux, factures, c’est finalement l’identité visuelle de ton association, de ton équipage et de ton projet que tu dois penser, à cette étape.
Tu peux utiliser un dessin, une illustration, une police spécifique… Détermine aussi des couleurs pour réaliser une petite charte graphique afin de créer des éléments de communication en concordance et harmonieux !
participer-raid

Exemple Logo - Rider'Zines Eruop'Raid 2018


3. La création d’une association.

La troisième étape correspond à la création d’une association. Elle n’est pas indispensable mais va t’être d’une grande aide pour le reste de la préparation de ton Raid.

Pourquoi créer une association ?

La création d’une association pour participer à une événement en équipe est recommandé pour plusieurs raisons :

  • Tu auras plus de crédibilité auprès des entreprises pour présenter ton dossier de sponsor.
  • Tu pourras éditer des factures officielles.
  • Tu auras plus de crédibilité, pour les entreprises, mais aussi pour des dons.
  • Tu pourras ouvrir un compte bancaire dédié à ton association pour gérer les entrées et sorties d’argent plus facilement.
  • Créer une association c’est une preuve de sérieux et de motivation.
  • Une association te permettras de faire des demandes de subventions.
  • La souscription à une assurance pour l’association permettra de couvrir ses membres.
  • [*] Tu pourras aussi réutiliser cette structure pour participer à d’autres événements par la suite !


Comment créer une association ?

Créer son association est assez simple. Il faut être au moins deux : un président, un trésorier.
Il existe aujourd’hui deux procédures pour créer son association, la première directement en ligne qui prend une vingtaine de minutes (ICI) et la seconde en préfecture.
Quelle que soit la procédure que tu choisi pour créer ton association, un certain nombre de documents te seront nécessaires: les statuts (plusieurs modèles sont disponibles sur internet), le procès-verbal de l’assemblée générale constituante et les formulaires officiels CERFA: le CERFA d’informations générales sur l’association (CERFA n°13973) et le CERFA sur la liste des personnes chargées de l’administration de l’association, autrement dit des membres du bureau (CERFA n°13971).
Ces documents officiels sont disponibles sur internet sur le site www.service-public.fr.

Les statuts

Les statuts sont l’une des pièces principales à fournir pour la création d’une association. Ils régissent l’organisation et le fonctionnement de l’association, et doivent donc être adaptés au projet, notamment en ce qui concerne l’objet social. La rédaction des statuts est parfois fastidieuse. De nombreux modèles sont disponibles sur internet.

La déclaration.

Une fois les statuts rédigés, il te faudra déclarer auprès de la préfecture ou sous-préfecture la constitution de l’association. Pour cela, il faut transmettre le formulaire de déclaration précisant le nom de l’association, l’objet, le siège social, ainsi que les noms et prénoms, coordonnées, nationalités, et domiciles de chacun des membres du bureau (Président, trésorier). Il faut accompagner cette déclaration de deux exemplaires des statuts, datés et signés par au moins deux membres du bureau, du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive, d’une demande d’insertion au Journal Officiel avec le règlement de 44€, ainsi que des formulaires officiels CERFA n°13973 et n°13971 remplis.
Si le dossier est complet, le récépissé de déclaration du préfet ou du sous-préfet est envoyé aussitôt. La constitution de l’association sera alors publiée au Journal Officiel dans les 15 jours.

Dois-tu assurer ton association?

Dans le cadre de la préparation à un Raid ou Trek, l’équipe ou l’équipage peut être amené à organiser des événements et opérations caritatifs. Afin de couvrir les responsabilité des membres de l’association pour les dommages éventuels causés à l’occasion de ces manifestations, il peut être judicieux de souscrire une assurance en responsabilité civile. Le prix de cette assurance est faible, compter environ 60€, et permet de limiter les risques pour l’association, pour le projet, mais aussi pour toi-même.

Les biens de l’association.

L’association est juridiquement une personne morale, c’est-à-dire une personne différente de soi. Elle a un patrimoine propre qui est distinct de son patrimoine personnel. Le but non lucratif d’une association qui interdit la redistribution de bénéfices signifie que les bénéfices de l’association, et donc ses biens, ne doivent pas se retrouver dans le patrimoine personnel de ses membres sans justification. C’est le cas notamment si une voiture ou du matériel est acheté au nom de l’association, ces éléments seront la propriété de l’association et non celle de ses membres.

Les déductions fiscales.

Les déductions fiscales de 66% sur les dons aux associations est réservé aux associations d’intérêt général ayant reçu un agrément de la Direction départementale des finances publiques. Cet agrément est accordé qu’au cas par cas. L’objet social des associations pour participer à des événements, n’est pas en adéquation avec l’agrément d’intérêt général ouvrant droit aux déductions fiscales, et la demande a de grandes chances d’être refusée. Les amendes pour les associations qui délivrent des reçus fiscaux sans cet agrément sont très élevées.
Nous te conseillons alors d’éviter de mettre en avant la déduction fiscale auprès des emtreprises que tu démarches !

Le conseil Owaka : N’hésites pas à te lancer dans la création d’association, garde toutefois en compte qu’en tant que structure légale tu devras réaliser un bilan en fin d’année.

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Ouvrir un compte bancaire


4. Ouvrir ton compte bancaire

Dans cette étape nous allons te mettre en avant, comment ouvrir ton compte en banque pour ton association.

Pourquoi ouvrir un compte bancaire spécifique à son association ?

L’ouverture d’un compte bancaire associatif est une étape presque indispensable, déjà parce que les entreprises préfèrent faire un chèque sur le compte d’une association plutôt que sur un compte personnel, mais aussi parce qu’avoir un compte bancaire propre au projet facilite beaucoup la gestion du budget puisque toutes les opérations sont faîtes sur le même compte.
Ouvrir un compte bancaire a un coût, et il peut être intéressant de démarcher plusieurs banques afin de trouver le meilleur tarif. Ce premier démarchage peut permettre de négocier un partenariat. Beaucoup de banques proposeront déjà un petit financement pour l’ouverture d’un compte associatif, mais il est également possible de négocier un partenariat matériel pour des événements (objets publicitaires, impressions,…) ; les partenariats financiers sont plus rares car les banques sont très sollicitées, à moins de passer directement par leurs conseils d’administration pour présenter le projet (Crédit Agricole, Crédit Mutuel…).

Comment ouvrir son compte bancaire ?

Pour ouvrir un compte bancaire, il est nécessaire de fournir un exemplaire des statuts certifiés conforme de l’association, une copie du récépissé de déclaration fourni par la préfecture, une copie de l’avis de constitution publié au Journal Officiel, un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale à l’issue de laquelle les responsables du compte ont été désignés, ainsi que les différents documents liés à l’identité et à la domiciliation de ces derniers. Pour ne pas faire d’erreur, mieux vaut demander à la banque dans laquelle le compte bancaire sera ouvert pour connaître la liste des documents à fournir. Une fois le compte ouvert, les codes d’accès en ligne, ainsi que le carnet de chèques sont envoyés dans les jours qui suivent.

Le conseil Owaka: Attention, nous vous conseillons au retour de surveiller votre compte, il se peut que des frais continuent à s’appliquer alors qu’il n’y a plus de mouvements sur le compte, vous pourrez alors le fermer ou le suspendre à votre retour.

Tu as maintenant toutes les cartes en main pour lancer le début de ta préparation. Dans les démarches administratives, il ne te resteras plus qu’à te faire faire un passeport, un permis international si besoin, demander une assurance rapatriement, certificat médical pour les Trails,…
N’hésite pas à demander plus de renseignements à l’organisateur si tu as un doute sur les documents administratifs.

Rédigé le


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